手机版 收藏
首页>重要新闻>编辑推荐

立“规矩”见“成效”提“绩效”

——广西壮族自治区自然资源厅推进内控管理纪实

来源:中国财经报 发布时间:2020-01-08

  本报记者 李忠峰

  “现在我们出差报销,只要在网上按要求申报就可以了,不像以前拿着纸质单据来回找各级领导签字,真正做到了方便快捷。”广西壮族自治区自然资源厅地质勘查管理处的何贞举告诉记者。

  给广大职工报销带来快捷感受的是该厅积极推进的内部控制信息系统平台。

  “这个平台是我们内控管理制度落地执行的载体和工作抓手。”广西壮族自治区自然资源厅副厅长谢瑾瑜告诉记者,“广西自然资源工作任务重、涉及资金管理复杂,厅内共有近40项财务相关管理制度。没有现代化工具支撑,这些制度只能印在纸上、挂在墙上,流于形式。”

  记者在采访中了解到,2017年以前,按自治区财政厅要求,广西自然资源厅致力于内部管理机制优化和内部风险防控体系建设,开展了内控基础性评价工作。2017年开始,稳步推进内控体系全面建设。2018年,以在厅本级范围内正式启动内控系统建设为契机,该厅全面启动内控风险评估,并结合评估结果对现有制度体系、流程进行优化,真正实现了“制度+信息化”的双落地。

  基于风险控制的权力制衡体系设计

  在该厅财务处,记者看到了厚厚一本《广西自然资源厅财务管理制度汇编》,里面不仅包含一般单位共性的“预算管理制度”“采购管理制度”“支出管理制度”等,还包括“东盟矿业论坛专项资金管理办法”等专项资金管理制度。据了解,这是广西自然资源厅利用两年多时间重新全面梳理的财务相关管理制度。

  “这些制度重新梳理、调整细化的核心要点,就是如何通过权力制衡来防范内控风险。”该厅财务处处长毛杰说。

  她列举了一个例子:以往单位涉及采购活动,基本上是哪个部门有需求,哪个部门自己组织采购。由于近几年政府采购管理出台了很多细化的要求,除财务部门外,各业务部门很难完全了解和掌握,如果在合规上存在问题,风险也很难得到有效控制。对此,在制度梳理过程中,广西自然资源厅根据内控权力制衡的原理,把采购管理按不相容原则拆分为需求部门、执行部门、法规审核部门、纪律监督部门、资金审核和管理等部门或岗位分别负责,特别是由厅机关纪委牵头组建采购监督小组,派出监督员对采购活动全程监督,加强廉政风险防控。

  据介绍,该厅加强权利制衡的关键是对风险进行分类,分别设计审批流程,不仅加强了对风险程度较高、涉及合同及采购的经济活动的分权制衡,而且对风险程度较低的经济活动,如差旅费报销等日常支出形成了制衡,减少了审批部门及环节。“风险划分为高中低三类,根据风险程度确定管控措施严格程度,不搞眉毛胡子一把抓。”毛杰表示。

  把权力变成责任 强化内控意识

  记者在翻看广西自然资源厅内控手册内容时,发现除了各种业务流程描述,还有每个流程节点的审批责任说明。打开内控信息系统平台,在日常报销单填写操作界面,记者看到,在提交审核前有明确的“本人对发票的真实性负责”“对业务的真实性负责”等确认条款;在法规处合同审核操作界面,记者看到审批要素一栏包括:“合同主体是否合法”“验收条件是否明确”等清晰确认要求……

  “每个岗位、每个环节都有明确的责任清单,审批权力与审批责任对等。”该厅工作人员随机打开一张已完成的合同审批单,指着单据后面一长列审核过程记录告诉记者,与以往内部审批签个名字就算数不同,在厅内控体系建设中,该厅将各经济活动审批流程中的业务责任、财务责任、归口责任、管理责任等,分别落实到具体流程和岗位中,强制要求所有环节审批人都确认相应的审批责任。这样一来,责任就不再只是制度中的一句话,而变成了审批过程中逐一认领的过程,消除了过去多年难以避免的“一人得利、大家负责、财务兜底”的风险。

  “通过制度建设,将过去几个职能部门和部分岗位之间交叉的、模糊的职责边界进行清晰的划分,对各经济活动管理过程中所涉及的部门及岗位的职责进行明确,在信息系统审核过程中自动留痕,破解了长期存在的审批责任不清晰的问题。切实增强了广大干部职工的工作责任感。”谢瑾瑜表示。

  业财互通 推进内控建设

  内控体系建设能不能促进单位职能履行和各项工作开展,财务工作能不能促进和保障业务部门工作顺利开展,思路是关键。广西自然资源厅认为,财务管理工作的方向和重点,要基于本单位业务龙头,而不是单纯的预算管理。

  毛杰举例说,财务部门最重要的一项工作就是促进预算执行进度。然而,传统做法是年终岁末公布预算执行表,以简单催促的办法要求各业务部门加强执行工作,而此举往往收效甚微。

  “传统办法最大的问题是以预算促执行,针对这个问题,我们把预算和工作计划关联起来。”毛杰认为,预算是单位工作计划的资金保障及表现形式,只有抓工作计划执行进度,才是预算执行的根本。

  点开该厅内控信息系统平台的“预算执行进度”功能,分管领导、负责处室、预算项目、采购合同依次排开。记者看到,电脑上每一笔合同都有一个时间进度图形显示框,中间是月份,上面是工作计划,下面是实际执行记录,差距对比一目了然。

  “每一笔预算都要提前细化到工作计划,每个月都可以进行计划执行情况分析,财务部门可以根据分析情况向相关业务部门反馈执行要求。所有业务部门每天进入内控系统,就会看到一个本部门工作计划及预算执行的提醒……”毛杰告诉记者,相比实行内控体系建设以前,预算执行进度分解到日常工作每个月甚至每一天、每个业务部门,不仅压力降低了,预算执行进度也明显提升了。

  据了解,广西自然资源厅将根据大数据分析结果,进一步加强预算编制工作的内部控制。他们的理由是:一个单位的日常工作千头万绪,但是单位的职能从根本上是比较固定的,也就是说业务是比较固定的;从规律上来讲,除非有特别重大的任务发生,预算也应该是有规律的,找到了这个规律,预算编制就有依据了。

  “为什么要找预算编制规律?因为合规是内部控制的基本要求,但预算科学化才是资金使用有效的根本目的,一个不合理的预算再合规也是没有意义的。”毛杰解释说。

  “内控建设破解了长期存在的财务与业务相分离的问题,初步实现了数据归集成效,避免了头痛医头、脚痛医脚。”谢瑾瑜告诉记者。

  “人控”转“机控” 提高服务效率

  在广西自然资源厅财务处,记者随手在电脑上点开何贞举11月24日的一张差旅单:单据概要、基本信息、报销明细、出差人员信息、结算方式等一一呈现在眼前。出差地、出差人员报销标准和相关制度也随时可以点开查询。

  “我们在报销差旅费时,系统将自动控制出差地的住宿费标准,一旦超出标准,系统将自动提示,报销单据将无法提交。”何贞举告诉记者,电子报销单提交以后,逐级审批的时间也记录在案,一旦卡在哪个环节一目了然。

  传统的财务报销,经办人需要把纸质单据逐级传递审核,纸质单据多次传递可能存在遗失的风险,审核人存在出差等外出情形时,单据的审核时限变长。

  “启用内控信息系统后,各类费用申请报销、采购申请、招标书确认等,基本实现全流程线上,审核人可以远程操作,经办人仅需要把最原始凭证送到财务部门,实现最多跑一次,审核时效比传统方式缩减近一半。”该厅财务处副处长陆小全说。

  据介绍,过去工作人员报销差旅费,每报一笔至少需要十天半个月时间。如今,报销单平均审核时长已压缩至3天以内,各主要审核岗位单据平均停留时间小于一天,业务申请单平均时长压缩至一周以内。该厅内控信息系统平台将财政厅和自然资源厅内部相关管控规则进行量化和内嵌,目前已包括120多种规则和600多种提醒,实现了“人控”到“机控”的转变。

  截至2018年12月底,内控信息系统平台在运行一年多的时间里,共有2000多项申请在系统中完成并留痕,涉及资金约7亿多元,实现了让每一笔资金都运行在阳光下。

  内控信息系统也为财务部门自身带来了便利。“如目前采购的合同个数、具体的采购项目、采购进度、预算执行进度,这些数据以前都需要大量的人工统计工作,现在只需要在内控系统中检索,就可以一键获取。”陆小全说。

  广西自然资源厅内控系统上线以来,得到了广西财政厅会计处的肯定,并先后推荐多家单位前往参观交流。部分单位借鉴该厅经验,迅速启动了内控系统建设工作。

  谢瑾瑜认为,内控系统建设最重要的成效是保证了财政资金使用的安全、规范、有效。下一步,该厅将总结厅本级内控体系建设经验,把绩效管理环节纳入内控管理,扩大内控体系覆盖范围,推进厅直属单位内部控制信息系统建设。同时,开展补助市县专项资金内控监管试点等,进一步加强资金监管的力度。

  自然资源部财务与资金运用司财务处处长邱刚就此接受记者采访时表示:“广西自然资源厅用信息化手段固化经济活动业务流程,将不相容岗位相互分离和内部授权审批控制嵌入到信息系统中,使业务流程和管理制度实现自动流转和主动提示,‘自动’实现了内部控制对各项经济业务的约束,降低了日常工作出错的概率,使管理人员有更多精力应对重要的或者突发性事项。”

  【专家点评】政府治理能力现代化的关键一环

  王雍君

  建立健全机关事业单位内部控制,是推进政府治理体系和治理能力现代化的关键一环。正因如此,广西自然资源厅自2017年开始推动的基于信息化的业财融合内控模式,受到越来越广泛的关注。这种治理导向的内控模式,把确保公共资金安全和促进管理绩效作为提高治理能力的两项关键目标。实践证明,该模式运转良好、效果突出,可望作为一种前景光明的新内控模式予以推广。

  该模式有两个突出特点:高度的信息化,以及流程导向的财务内控与业务内控的高度一体化。两个特征都与内控的基本原则紧密相连,特别是不相容岗位分离控制和成本效益原则。

  内部控制经常被误解为一大堆“内控制度”的制定和实施。这种孤立的制度观内控在实践中很难奏效,以致“制度健全、内控无效”的现象十分普遍。通过在高度信息化的基础上把制度嵌入流程、在流程上分离不相容岗位,以及致力于业务流程和财务流程的一体化运作,广西自然资源厅的内控模式在很大程度上解决了由来已久的内控失效难题。与此同时,该厅成功地运用基于大数据的信息化措施,从而有效地降低了内控的成本。

  “制度健全、内控无效”的另一个根本原因,在于财务内控和业务内控的脱节。这种脱节在预算执行过程中尤其明显。人们习惯于关注“钱的进度与偏差”,而非“事的进度与偏差”。这样的“预算执行进度”概念,充其量也只是“预算执行的半边进度”概念,以致许多深层次的问题无法被揭示和呈现出来,更不用说得到妥善解决。

  归根结底,在给定成本的前提下,内部控制的有效性需要满足两项检验标准,即合规标准和绩效标准。合规标准关注对规则与规制的遵从。只有当遵从程度很高,或者违规现象相对很少时,内控才能被视为有效。绩效标准的一个关键方面是工作效率和管理效率。“很快即可报销”表明工作效率高,预算执行过程中的业务进度明显改善表明管理效率高。在广西自然资源厅中,得到确认的这类事实和证据正在增多,可作为其内控模式独特性和有效性的佐证。

  总体而言,许多部门和单位在建立健全内部控制和强化其有效性方面,仍有漫长的道路要走。当务之急,在于切实建立和强化“以内控促治理”的意识,把内控作为治理能力现代化的关键,并进一步改进内控模式。

  当然,广西自然资源厅的内控模式亦需与时俱进。目前取得的进展只是初步的,未来的改进方向,应集中在三个方向上:信息化的升级,财务内控与业务内控的更好结合,以及促进合规目标和绩效目标的内控有效性。

  (作者系中央财经大学财经研究院院长)

0
相关推荐 >

中国财经报微信

×

国家PPP微信

×